Le remboursement des transports commandés par les collèges dans le cadre des actions proposées au Guide des actions éducatives ou, plus largement, dont le Département est à l’initiative et qu’il souhaite faire bénéficier aux collégiens, s’effectue sur la base du devis le moins élevé, transmis par l’établissement après consultation des prestataires, au Service des Actions Educatives.
Il concerne les transports à la journée ou à la demi-journée en fonction de la durée de la sortie. Les transports pour les visites de musées et du camp des Milles ne pourront être remboursés qu’à concurrence du coût pour une demi-journée.
Le transport en car ne concerne que les transports intercommunaux. Les transports intracommunaux doivent être effectués en transport en commun et sont remboursés sur présentation de la facture.
Dans le cas de remboursement « au réel » : le collège doit solliciter préalablement des transporteurs différents afin d’obtenir au moins 3 devis. Le déplacement est remboursé sur production de la facture acquittée sur la base du devis le moins élevé. A défaut de pouvoir obtenir 3 devis, le collège devra fournir les preuves de consultation (mails aux transporteurs) et au moins 1 devis.
Lorsque le Département est partenaire d’une manifestation hors Guide des actions éducatives et qu’il propose aux collèges d’y participer, la participation financière s’élève à un forfait de 120 € par aller / retour.
Modalités pratiques
La demande de remboursement se fait en suivant le lien proposé en bas de page. Une liste déroulante propose les opérations ou actions concernées par la participation du Département aux transports. Vous devez sélectionner l’action concernée par la demande.
La saisie de la demande de remboursement doit se faire dès réception des devis. Elle n’apparaîtra que le lendemain dans Siracuse, où elle devra être complétée par le collège par l’ajout de la facture à sa réception.
Dans le cas d’un remboursement au réel :
Pour que la demande de remboursement soit prise en compte, elle doit être impérativement accompagnée des 3 devis et de la facture. Une fois la demande complétée, le chef d’établissement doit ensuite la valider dans Siracuse.
Dans le cas d’un remboursement au forfait :
Le dépôt des devis n’est pas obligatoire, seule la facture est à joindre à la demande.
Attention
- La date limite de saisie des demandes de remboursements est fixée au 15 juillet de l’année scolaire écoulée. L’ajout de la facture peut se faire jusqu’au 30 septembre de l’année scolaire suivante, toujours via Siracuse.
- Toute demande sans pièce justificative ne sera pas traitée.
Pour toute information :
Marie-Josée LOARER – 04.13.31.23.64 - mariejose.loarer@departement13.fr