Conseil départemental des Bouches-du-Rhône

Mission

Sous la responsabilité du Chef de Service, de son Adjoint, il sera chargé de l'Encadrement des agents d’accueil physique et téléphonique
Gestion de leur planning de présence en fonction des manifestations (heures supplémentaires, déplacements extérieurs)
Et toute autre mission de service public correspondant à son cadre d'emplois et à son domaine d'intervention.

Activités

 - Organisation de l’accueil physique lors des manifestations organisées par le Département des Bouches du Rhône :
Encadrement des agents lors des manifestations
Participation aux réunions internes hebdomadaires de planning prévisionnel
 Contact avec le Protocole et les services organisateurs (Projets, culture, etc)
 Gestion des plannings de présence des équipes sur les différents lieux d’accueil
 Gestion des permanences d’accueil le samedi matin

- Organisation de l’accueil téléphonique et numérique :
Gestion de plannings de présence des équipes
Gestion des permanences le samedi matin
Reporting statistiques
Organisation de réunions DQA
Formations/informations sur les différents dispositifs en lien avec les Directions

- Respect de la Démarche Qualité Accueil :
 Tenue des statistiques de l’accueil et de l’orientation des usagers (Micro Sésame)
 Information spécifique auprès des équipes concernées (évolution de l’organigramme de la collectivité, évènements)
 Suivi de la documentation mise à disposition des usagers
 Tenue du classeur qualité dématérialisé
 Suivi des réunions DQA

- Suivi Ressources Humaines :
 Suivi de la vêture avec le Service Achat et Gestion d'Equipement, Fournitures et Déménagements (SAGEFD) 
 Validation des congés, formations, absences diverses, chronotique
 Entretien d’évaluation professionnelle
 Etats des heures supplémentaires et des ARTT, frais de déplacements
 Réunions régulières avec les agents, le chef de service et son adjointe

Capacités requises

Remplir les conditions de titre ou diplôme permettant l'accès au cadre d'emplois des rédacteurs, et/ou justifier d'une expérience permettant de répondre aux exigences du poste.
Disponibilité
Excellente connaissance de la collectivité et de son fonctionnement
Maîtrise des fondamentaux de la DQA
Gestion des conflits
Rigueur, autorité, sens du travail en équipe, aptitudes relationnelles
Capacité d’adaptation, résistance au stress, réactivité
Organisation du travail, gestion des priorités